Manolix est une agence web : conception et réalisation de sites, stratégie digitale, design et SEO. Une activité où le devis est central — et complexe — parce qu'il mélange du forfait, des options et des prestations sur mesure.
Quand Manolix nous a sollicités, son outillage commercial freinait sa croissance : un Axonaut sans véritable structure d'automatisation, une base article non normalisée, un fichier Excel de chiffrage ressaisi à la main, et des modèles de devis sous Word remplis manuellement. Voici comment nous avons reconstruit la chaîne sur Odoo.
Le résultat en une phrase
Le problème de Manolix n'était pas son outil de devis, mais la dispersion de sa chaîne commerciale : un logiciel ici, un Excel là, des modèles Word ailleurs, et de la ressaisie partout. Nous avons unifié l'ensemble sur Odoo, du premier contact commercial au devis signé.
Le point de départ : Axonaut, Excel et des devis Word
La situation initiale cumulait plusieurs frictions classiques d'une PME qui a grandi plus vite que son outillage :
- Axonaut sans automatisation : un outil de devis, mais sans structure ni intelligence en amont.
- Base article non conformisée : pas de référentiel propre, pas de coûts fiables, aucun relais.
- Un Excel de chiffrage pour cadrer les devis complexes, puis réintégré à la main dans Axonaut — la double saisie.
- Des devis en deux versions pour ne pas exposer toutes les lignes au client final.
- Des modèles Word remplis manuellement, sans gestion numérique ni signature.
Notre conviction est constante : tant que la donnée commerciale vit dans plusieurs outils, on perd du temps à la recopier et on pilote à l'aveugle. La réponse n'est pas un meilleur logiciel de devis, c'est un système unifié.
Étape 1 — Consolider le pipe et l'activité commerciale
Avant de toucher au devis, nous avons reconstruit le pipeline commercial. Chaque étape de l'activité est désormais suivie : pistes créées, appels de phoning, premier rendez-vous (R1), relance (R2), closing (R3), signature. L'ensemble de ces indicateurs alimente des tableaux de bord sur mesure et en temps réel qui servent à piloter les réunions commerciales et le pilotage stratégique du responsable commercial.
Étape 2 — Industrialiser la base article
Le devis étant lié à l'opportunité, il fallait une base saine en dessous. Nous avons repris la base article existante, l'avons nettoyée, affinée et remise en forme, avec des coûts à jour (méthode PEPS). Puis nous avons créé des modèles de devis packagés, à sélectionner — pour qu'un commercial compose un devis à partir de blocs fiables au lieu de ressaisir des lignes à la main.
- Référentiel unique : une seule source pour les articles, les prix et les coûts.
- Modèles packagés : des prestations types prêtes à insérer (stratégie, webdesign, SEO…).
- Unités de mesure intégrées pour le suivi et le calcul, sans bricolage Excel.
Étape 3 — Des modèles de devis qui se présentent tout seuls
Chaque modèle de devis appelle une brochure automatique aux couleurs de Manolix. La présentation est homogène, plus soignée et plus professionnelle — mais surtout, l'agence ne perd plus de temps sur la mise en forme des documents. C'est un gain de temps bien réel, à chaque devis.
Pour les devis les plus complexes, nous avons travaillé avec des sections : elles regroupent plusieurs lignes sous un même montant, et l'on choisit ce qui s'affiche ou non au client. C'est la fin du devis fait en deux fois, et la fin du fichier Excel et de la double saisie. Le détail reste pour le pilotage interne, le client ne voit que ce qui le concerne.
Étape 4 — Signature électronique et suivi d'ouverture
La production des devis est désormais semi-automatisée, avec envoi en signature électronique au client. Manolix sait aussi quand le devis est ouvert ou non — un contrôle précieux pour relancer au bon moment. Les allers-retours par e-mail et les PDF perdus appartiennent au passé.
Pour aller plus loin sur le choix d'outillage, nous avons détaillé le match dans notre comparatif Odoo vs Axonaut.
Ce qui a changé
| Critère | Avant | Après Orkestr |
|---|---|---|
| Outil de devis | Axonaut + Excel de chiffrage, ressaisie manuelle. | Odoo : le devis est lié à l'opportunité, une seule saisie. |
| Base article | Non normalisée, sans coût fiable ni relais. | Référentiel unique nettoyé, coûts à jour (PEPS), modèles packagés. |
| Mise en forme | Modèles Word remplis à la main, hétérogènes. | Brochures automatiques aux couleurs de Manolix. |
| Lignes masquées au client | Devis refait en deux fois. | Sections regroupées, affichage choisi ligne par ligne. |
| Double saisie | Excel puis re-saisie dans Axonaut. | Supprimée — une donnée, un système. |
| Signature | Impression, scan, allers-retours e-mail. | Signature électronique en ligne + suivi d'ouverture. |
| Pilotage commercial | Aucune visibilité sur l'activité. | Tableaux de bord temps réel (R1·R2·R3, RDV, MRR). |
Le vrai gain : du temps commercial rendu à la vente
Le bénéfice ne se résume pas à « un nouvel outil ». En supprimant la double saisie, la mise en forme manuelle et le devis fait en double, on rend du temps commercial à la vente : environ 6 heures par semaine récupérées sur l'administratif, et 80 % de friction en moins grâce à la signature en ligne. Le responsable pilote son équipe sur des chiffres réels plutôt que sur des impressions, chaque devis sort plus vite, plus propre et signé en ligne — et tout est rangé au bon endroit.
C'est la même logique partout : un ERP bien intégré n'est pas une dépense logicielle, c'est du temps et de la fiabilité regagnés sur toute la chaîne — du premier rendez-vous à la signature.
Questions fréquentes
Pourquoi quitter Axonaut pour Odoo ?
Axonaut est un bon SaaS de gestion commerciale pour démarrer. Mais chez Manolix, il imposait une base article non structurée, une mise en forme manuelle des devis et un fichier Excel de chiffrage ressaisi à la main — donc de la double saisie. Odoo réunit le CRM, les devis, la base article, la signature et le pilotage dans un seul système, où une opportunité génère son devis sans ressaisie. Le sujet n'était pas l'outil de devis : c'était l'unification de la chaîne commerciale.
Comment masquer des lignes de devis au client sans le refaire deux fois ?
Avant, Manolix produisait deux versions du devis pour ne pas exposer le détail des lignes au client. Avec les sections d'Odoo, on regroupe plusieurs lignes sous un seul montant et on choisit, ligne par ligne, ce qui s'affiche ou non sur le document client. Le détail reste pour le pilotage interne, le client ne voit que ce qui le concerne — en un seul devis.
Qu'est-ce qu'une base article « industrialisée » ?
C'est un référentiel propre. Nous avons repris la base article existante, l'avons nettoyée, remise en forme et dotée de coûts à jour (méthode PEPS), puis structurée en modèles de devis packagés à sélectionner. Résultat : un commercial compose un devis en choisissant des blocs fiables, au lieu de ressaisir des lignes à la main avec des prix incertains.
La signature électronique des devis est-elle conforme ?
Oui. Odoo Sign s'appuie sur un cadre conforme au règlement européen eIDAS. Le devis part en signature en ligne, le client signe sans imprimer, et Manolix sait quand le document est ouvert et signé. La traçabilité remplace les allers-retours par e-mail et les PDF perdus.
Combien de temps pour déployer un tel chantier ?
Cela dépend du périmètre, mais la logique est toujours la même : on consolide d'abord le pipeline et l'activité commerciale, puis on industrialise la base article, puis on automatise la production de devis. Chaque étape apporte un gain immédiat sans attendre la fin du projet. Le diagnostic permet de chiffrer précisément votre cas.
Co-fondateur d'Orkestr. 15 ans de direction d'entreprise. Il conçoit les intégrations Odoo et les agents IA en production, dont le MCP Claude × Odoo propriétaire du groupe.