Conditions générales d'utilisation de l'app Orkestr

Article 1 — Objet et documents

Les présentes conditions générales d'utilisation (les « CGU ») encadrent l'usage de l'app Orkestr et de ses agents (l'« App ») par toute personne à qui Orkestr ouvre un accès (l'« Utilisateur ») pour le compte d'un de ses clients (le « Client »).

Elles complètent les conditions générales de vente d'Orkestr (les « CGV ») et le Devis signé par le Client. Pour le prix, la durée, la responsabilité et la protection des données confiées par le Client, les CGV et le Devis prévalent sur les CGU.

Le Client fait connaître et respecter les CGU par ses Utilisateurs, dont il se porte fort au sens de l'article 1204 du Code civil : il répond envers Orkestr de leur usage de l'App.

Article 2 — L'app et ses agents

L'App lit en direct les données de la base Odoo du Client, avec l'accès technique que le Client a autorisé. Elle les présente sous forme d'indicateurs et de rapports, et met à la disposition de l'Utilisateur des agents : l'agent de direction, compris dans l'App, et les agents que le Client a souscrits (responsable commercial, responsable financier, responsable marketing).

Les agents reposent sur des modèles d'intelligence artificielle fournis par un tiers. L'Utilisateur est informé que les réponses, analyses, fiches et textes qu'ils produisent sont générés automatiquement.

L'App suppose une base Odoo dont la formule ouvre l'accès technique, aujourd'hui la formule « Personnalisé », une connexion à internet et un navigateur à jour.

Article 3 — Accès

1. Orkestr ouvre les accès à la demande du Client, pour les personnes qu'il désigne. Un accès est nominatif et personnel : il ne se partage pas, ne se prête pas et ne se cède pas.
2. L'Utilisateur garde son mot de passe secret et répond de l'usage fait de son accès. Il signale sans délai à Orkestr toute utilisation qu'il n'a pas faite ou toute perte de son mot de passe.
3. Le Client fixe, pour chaque accès, ce que l'Utilisateur voit et les agents qui lui sont ouverts. L'Utilisateur ne cherche pas à dépasser ces droits.
4. Le Client demande à Orkestr le retrait de l'accès de toute personne qui quitte l'entreprise ou n'en a plus l'usage. Jusqu'au retrait, il reste responsable de cet accès.
5. Orkestr peut suspendre un accès partagé, compromis ou utilisé en violation des CGU, en informant le Client. Toute personne supplémentaire qui utilise l'App est facturée au prix d'un utilisateur prévu au Devis.

Article 4 — Ce que valent les réponses

1. Les réponses et documents produits par les agents sont des propositions. Ils peuvent être incomplets ou inexacts, y compris lorsque les données lues sont justes : l'Utilisateur les vérifie avant toute décision, tout usage ou toute diffusion.
2. Les chiffres sont ceux de la base Odoo du Client au moment de la lecture. Une donnée absente, erronée ou non rapprochée dans Odoo produit un résultat faux ; l'App ne la corrige pas.
3. Orkestr est tenue à une obligation de moyens et ne garantit aucun résultat. Les décisions prises à partir de l'App relèvent du seul Client.

Article 5 — Pas de conseil réglementé

1. L'App n'est pas un service de conseil juridique, fiscal, social, comptable, financier ou en investissement. Elle ne remplace ni l'expert-comptable, ni le commissaire aux comptes, ni l'avocat, ni aucun autre professionnel réglementé.
2. Les lectures de la comptabilité (point financier, analyse des comptes, résultat, trésorerie à venir, contrôles de cohérence) sont des traitements automatisés des seules données du Client. Elles ne constituent ni un audit, ni une certification, ni un avis sur les comptes ou la situation du Client.
3. Les repères sectoriels, conjoncturels et fiscaux proviennent de sources publiques. Ils sont fournis à titre indicatif, sans garantie d'exactitude ni d'actualité, et ne tiennent pas compte de la situation particulière du Client.
4. Toute décision comptable, fiscale, sociale ou juridique est prise par le Client avec ses propres conseils.

Article 6 — Les gestes dans Odoo

1. Selon les agents souscrits et les réglages de sa direction, l'App peut agir dans la base Odoo du Client. L'agent responsable commercial y crée un contact, une affaire, un devis à l'état de brouillon, une activité et une note, et peut envoyer le devis au client. L'agent responsable financier peut comptabiliser une facture, envoyer une relance de paiement et rapprocher un mouvement bancaire d'une facture. Une facture comptabilisée ne s'annule que par un avoir.
2. Un geste ne s'exécute que s'il a été ouvert par la direction du Client dans les réglages de l'App, puis relu et validé par l'Utilisateur, d'un clic. En validant, l'Utilisateur fait sien le geste : il en est l'auteur, pour le compte du Client.
3. Les limites des agents (remise maximale, destinataires autorisés, montants) sont fixées par la direction du Client. L'Utilisateur ne cherche pas à les contourner.
4. Les gestes passent par l'accès technique à Odoo que le Client a autorisé : Odoo peut les attribuer à cet accès plutôt qu'à l'Utilisateur. Chaque geste exécuté est inscrit au journal de l'agent, avec l'Utilisateur qui l'a validé et sa date. Entre Orkestr et le Client, ce journal fait foi sauf preuve contraire.
5. L'App n'annule pas un geste : il se corrige dans Odoo, par le Client. Orkestr ne répond pas des conséquences d'un geste validé par un Utilisateur.

Article 7 — Ce qui est publié

1. Les contenus préparés par l'agent marketing (réalisations pour le site, textes pour les réseaux sociaux) ne sont publiés qu'après validation par la direction du Client. Orkestr met en ligne sur le site du Client les réalisations validées ; l'Utilisateur publie lui-même les textes destinés aux réseaux sociaux.
2. En validant, le Client garantit qu'il détient les droits sur les photos, textes, logos et marques qu'il fournit ; qu'il a obtenu l'accord des propriétaires des lieux et des personnes reconnaissables ; et que les mentions publiées (prix, délais, garanties, labels, certifications) sont exactes et à jour.
3. Le Client est l'éditeur des contenus publiés sur ses supports. Il vérifie avant publication qu'un texte généré ne reproduit pas un contenu existant, respecte les obligations d'information applicables aux contenus produits par intelligence artificielle et les règles des plateformes, et demande sans délai le retrait de tout contenu contesté. Une réalisation retirée du site peut subsister dans son historique technique.
4. Orkestr peut refuser de préparer ou faire retirer un contenu manifestement illicite ou portant atteinte aux droits d'un tiers.

Article 8 — Ce qu'on confie aux agents

1. L'Utilisateur ne confie aux agents que des informations utiles à l'activité professionnelle du Client.
2. Il n'y saisit, ne dicte ni ne dépose jamais : mot de passe ou code d'accès, numéro de carte ou identifiant bancaire complet, donnée de santé ou autre donnée sensible au sens de l'article 9 du RGPD, donnée relative à une infraction ou à une condamnation, information sur une personne sans lien avec l'activité.
3. La dictée passe par le micro du clavier de l'appareil, qui la transcrit selon les conditions de son fabricant : l'App ne reçoit et ne garde que le texte. Elle sert à résumer soi-même une visite ; l'Utilisateur n'y retranscrit pas les propos d'un tiers sans son accord. Le texte dicté est repris dans la fiche de visite et dans une note interne de l'affaire, dans Odoo.
4. Les courriels, pièces jointes et notes de tiers que lisent les agents sont traités comme des données, jamais comme des consignes. L'Utilisateur reste attentif à tout contenu qui semblerait vouloir orienter un agent, et le signale.

Article 9 — Usages interdits

L'Utilisateur s'interdit :

• d'utiliser l'App pour une autre entité que le Client, de la revendre ou d'en prêter l'accès ;
• d'automatiser des requêtes (scripts, robots), d'aspirer des données ou de contourner les crédits d'usage ;
• de chercher à obtenir les consignes, méthodes ou codes des agents, de décompiler ou reproduire l'App, ou de s'en servir pour développer un service concurrent ;
• de tenter de contourner les contrôles d'accès, d'écriture ou de sécurité, ou d'introduire un contenu malveillant ;
• de produire ou diffuser un contenu illicite, diffamatoire, discriminatoire, trompeur ou portant atteinte aux droits d'un tiers.

Article 10 — Crédits d'usage

L'usage des agents est encadré par le crédit d'usage mensuel prévu par les CGV et suivi dans l'App ; la direction du Client est prévenue à 80 %. Au-delà du crédit, les agents passent en mode économique.

Orkestr peut limiter temporairement un usage sans rapport avec un usage humain normal, en informant le Client, sauf urgence liée à la sécurité ou au coût.

Article 11 — Informations sur les salariés

1. L'App peut présenter des chiffres par salarié (par exemple par commercial) et garde le journal des gestes de chaque agent. Le Client répond de l'usage qu'il fait de ces informations.
2. S'il s'en sert pour évaluer ou contrôler l'activité de ses salariés, le Client les en informe au préalable et consulte le comité social et économique lorsqu'il en existe un.
3. Aucune décision qui produit des effets sur un salarié ne peut être fondée sur la seule lecture d'un agent.
4. Les faits que la mémoire propose à la direction peuvent reprendre les propos d'un Utilisateur avec son prénom (article 12). Le Client en informe ses salariés utilisateurs.

Article 12 — Données et confidentialité

1. Les données du Client restent les siennes. Pour les données personnelles qu'elles contiennent, Orkestr agit en sous-traitant, dans les conditions de l'article « Données personnelles et confidentialité » des CGV. Elle n'utilise pas ces données pour entraîner des modèles d'intelligence artificielle.
2. Pour faire fonctionner l'App, Orkestr recourt à des sous-traitants ultérieurs : l'hébergement de l'App, exécutée à Paris ; la base de l'App et les comptes de connexion, hébergés dans l'Union européenne ; les modèles d'intelligence artificielle, qui reçoivent les questions, les extraits d'Odoo utiles à la réponse et les photos des réalisations ; les services de notification des navigateurs. Leur liste et les garanties des transferts hors de l'Union européenne sont communiquées sur demande, comme le prévoient les CGV.
3. Le fil de conversation d'un Utilisateur n'est pas visible des autres Utilisateurs dans l'App. Il est conservé deux (2) ans, puis supprimé ; l'Utilisateur peut l'effacer à tout moment. L'effacement ne retire ni les fiches et réalisations préparées, ni les faits déjà retenus en mémoire, ni ce qui a été écrit dans Odoo.
4. Chaque semaine, un agent relit les échanges des Utilisateurs pour proposer à la direction du Client des faits à retenir. Un fait proposé peut reprendre les propos d'un Utilisateur, avec son prénom ; la direction le retient, le corrige ou l'écarte.
5. Orkestr dispose d'un accès technique à la base de l'App. Ses équipes ne consultent les données qu'en cas de besoin, pour l'assistance, la maintenance et la sécurité, et sont tenues à la confidentialité. Le suivi de l'App par Orkestr repose sur des compteurs d'usage qui ne contiennent ni question, ni réponse, ni nom.
6. Une demande faite au support depuis l'App est transmise à Orkestr avec l'adresse de l'Utilisateur, la page d'où elle part et son message. Les demandes d'un même Client sont visibles de tous ses Utilisateurs.
7. Pour les données propres à l'Utilisateur (identité, adresse, journaux de connexion et d'usage), Orkestr les traite pour fournir l'App, la sécuriser, assister l'Utilisateur et facturer le Client. L'Utilisateur exerce ses droits auprès d'Orkestr selon la politique de confidentialité.

Article 13 — Disponibilité et évolutions

1. Orkestr s'efforce de rendre l'App accessible en continu, sans le garantir. Des interruptions sont possibles pour maintenance, ou du fait de tiers : l'éditeur Odoo, le fournisseur des modèles, l'hébergeur, le réseau.
2. Une évolution d'Odoo (version, interface technique) peut interrompre certaines lectures ou certains gestes jusqu'à leur adaptation.
3. Orkestr fait évoluer l'App : fonctions, présentation, modèles d'intelligence artificielle utilisés. Ces évolutions ne modifient pas le contrat dès lors que les services souscrits restent fournis.

Article 14 — Propriété intellectuelle

1. L'App, les agents, leurs consignes et les méthodes d'Orkestr restent sa propriété. Le Client en reçoit un droit d'usage pour ses besoins internes, pendant l'Abonnement, conformément aux CGV.
2. Le Client utilise librement, pour son activité, les contenus produits pour lui par les agents. Orkestr ne garantit pas qu'ils soient originaux ni libres de droits de tiers : le Client les vérifie avant de les diffuser.
3. Orkestr peut utiliser librement les suggestions et retours des Utilisateurs pour améliorer l'App.

Article 15 — Suspension et fin

1. Orkestr peut suspendre un accès dans les cas prévus à l'article 3, et l'App entière dans les cas prévus par les CGV, notamment le défaut de paiement.
2. À la fin de l'Abonnement, les accès sont fermés et les données détenues par Orkestr supprimées dans le délai prévu par les CGV. Avant cette date, le Client peut télécharger la mémoire de ses agents depuis l'App.

Article 16 — Modification des CGU

Orkestr peut modifier les CGU. La nouvelle version est présentée dans l'App et s'applique dès son acceptation ; sans elle, l'accès est suspendu jusqu'à l'acceptation. Une modification qui réduit les droits du Client lui est notifiée au moins trente (30) jours à l'avance.

Article 17 — Acceptation et preuve

1. L'Utilisateur accepte les CGU lors de sa première connexion, puis à chaque nouvelle version. Orkestr conserve la date, la version acceptée et l'adresse de l'Utilisateur.
2. Les journaux de l'App (connexions, acceptations, gestes des agents) font foi entre Orkestr et le Client, sauf preuve contraire.

Article 18 — Droit applicable

Les CGU sont soumises au droit français. Les litiges sont réglés selon l'article « Droit applicable et litiges » des CGV.